せっかく書いたメールですから、読んでもわらないと意味がないですよね？
そこで今回は、精読率、つまり、読んでもらうための確率を上げる方法についてお話します。
メールの書き方ひとつで、読みやすいか読みにくいかがわかれますので、まずは、エチケットとして、基本的なメールの書き方に気をつけてください。
本文には、書き始めに「フルネームで様を付けて書き始めます」そして、最後には、「署名」を付けて、メールの信頼性を出すことは、エチケットとして、書きましょう。
メールは、１行30文字までとし、２～３行ごとに、１～２行の改行を入れます。これだけで、読みやすさはグッと増します。
文字は、半角カタカナや特殊文字は使わないようにし、顔文字も１メールに１回程度にします。
顔文字は、気持ちを表現するのに適したものですが、使いすぎると、文章が稚拙になってしまうので、使っても１回にします。
それから、文章の書き始めは、初めてメールなら、メールアドレスをどこで知ったのかなどを書きます。また、相手を気遣う文章も入れるようにしましょう。
文章は、基本的に口語体を使って、敬語を使ってやさしい文章を書きます。相手との距離が縮まってきたら、少し「だよね」などのタメ口を入れることにより、相手との距離がグッと近くなります。
返信メールはできるだけ早く返し、届いていないかどうか心配させないように、必ず返信します。
返信するときには、相手が書いてきたトピックは必ず答えることがポイントです。
なぜなら、トピックに答えないということは、相手からみたら、「興味がなかったのかも」と思われるかもしれないからです。
文章の書き方は、たくさんのルールがあるのですが、効果的なものをいくつか紹介します。
・１行に付き漢字は３つまでにすること
・漢字は、５文字以上続けて書かないこと
・「私は」の表現を使いすぎないこと
・「する事」「出来る」「頂く」「下さい」はひらがなで書くこと
・難しい言葉を使わないこと
・「ら」抜き、「い」抜きはしないこと
この程度を気をつけるだけで、とても文章が読みやすくなりますので、心がけてみてください。
次に、ペンディングについてお話します。ペンディングとは、保留という意味で、「話が長くなるので、会ったときに詳しく話すね」といった感じで、話を保留にすることをいいます。
「CMに入る前のテレビのように」保留されると、人は気になりますので、メールでも保留にして期待感を持たせる方法もあります。
このように、未完成なものに興味を引かれ、強く記憶に残す方法をツァイガルニック効果といいます。
最後に「追伸」についてです。
書き始めの次に大切なのが追伸です。追伸は、読まれる可能性がとても高いので、相手の心に刻み込みたいことや、行動を促したいことを書くととても効果があります。
文章で大切なのは、書き始めと書き終わりですので、２点を気をつけて書いてみましょう。